流程优化的 5 个持续改进步骤是什么？

在没有数据收集的情况下持续改进就像在没有标志或地图的情况下越野驾驶一样。

数据收集对于进行改进至关重要，因为没有数据收集，就没有真正的证据表明存在任何问题。

你为什么要改进？这真的是一个问题，还是你只是被当下的挫折所扭曲？

是的，你的挫败感可以给你线索，让你知道根本问题是什么，但从长远来看，仅依靠你的感受并不能给你带来准确的结果。

这就是数据收集可以提供帮助的地方。我们的分析功能可用于客观、公正地描绘任何给定流程的当前状态，并帮助突出显示可以改进的潜在领域。

因此，让我们首先了解流程优化的 5 个持续改进步骤：

1 步：确定需要改进的流程

没有一个过程是比较好的，但有些过程可能会一直给您带来问题。这是你应该开始的地方。

记下常浪费您和您团队时间和资源的过程。

然后，您需要通过回答以下问题来充分理解该过程：

该过程的目标是什么？

它什么时候开始和结束？

流程中的个人活动是什么？

涉及哪些部门/员工？

步骤之间会传递哪些信息？

这些问题的答案应该有助于突出构成流程的所有要素，并阐明如何更好地优化流程，从该流程试图达到的具体目标开始。

为什么要记录您的流程

在我们继续之前，重要的是要问问自己：我的流程文档有多好？

您可能知道哪些流程需要更新，但除非您有明确的流程文档，否则持续改进基本上是不可能的。

只有当您可以查看某些东西之前的工作方式并将其与您所做的更改进行比较时，持续改进才有效。拥有清晰书面、易于访问的流程文档是促进持续改进的好的方式。

第 2 步：评估疗效并确定改进

现在您已经制定了流程，是时候评估其有效性并确定哪些改进是好的优化的了。

首先记录该过程的优点和缺点。这将帮助您了解哪些有效，哪些无效，以及可以改进的地方。

您可能会发现，对于实现最终目标，有些任务甚至根本不需要。如果您确实遇到这种情况，请考虑合并其中一些任务，甚至摆脱它们。更好有一个简洁明了的流程，而不是一个可能过于复杂或试图实现的目标混乱的流程。

第 3 步：实施流程改进

如果您的流程有很好的记录，或者更好的是，您使用的是流程管理软件，那么这项任务应该就像逐步完成流程并随时进行更改一样简单。

持续改进的好的实践是在进行更改时迭代流程的新版本。这有助于防止中断，并更轻松地跟踪和比较流程不同版本之间的数据，以便您可以准确地确定更改是否是真正的改进。

另一个技巧是保留您在每次迭代中所做的任何更改的简单日志，这样可以更轻松地共享知识并确保每个人都了解进行了哪些更改、由谁进行以及何时进行。

第 4 步：测试和跟踪更新的流程

测试很重要，重要的是确保您没有损坏任何东西。完成整个过程，在尽可能接近现实世界的条件下运行，并确保按预期工作。

考虑一下该过程的最终目标——这是否仍在实现？

确定流程改进有效后，就可以开始收集数据以评估任何更改是否成功。

能够查看您的流程、团队或客户的绩效对于了解您所做的更改是否实际上更有效至关重要。

任务进度和活动/已完成的工作流运行等信息可以帮助您找到瓶颈并了解您的团队如何响应更改。

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第 5 步：通过自动化优化流程

至此，您基本上就完成了。你已经确定并实施了改进，并且应该能够随着时间的推移跟踪这些更改以评估成功。

但是，如果您想加倍努力并充分利用您的工作流程管理软件，那么是时候考虑哪些任务（如果有）可以自动化了。

首先，为了解决这个问题，如果您使用纸张，如果您切换到数字流程管理，您几乎肯定会看到效率的提高。

对于其他人来说，如果您要在应用程序之间传输数据（例如，将 Dropbox 文件手动添加到 Google Drive），您应该看看是否可以使用我们的原生自动化之一消除手动任务。

Zapier、Power Automate 和 Make.com 也值得一试，因为那里有大量可用的自动化。

您如何看待我们的 5 个持续改进步骤？您有什么我们可能遗漏的提示吗？请在下面的评论中告诉我们！